Bycie przedsiębiorcą to wyzwanie, które wymaga nie tylko odpowiedniego pomysłu na biznes i strategii, ale również przestrzeni do prowadzenia działalności czyli np. lokalu użytkowego lub biurowego. Poniżej znajdziesz krótki poradnik, dzięki któremu wynajem biura przebiegnie bez problemów.
Chcesz wynająć lokal biurowy? Określ swoje potrzeby
Planując wynajem lokalu biurowego trzeba zacząć od określenia swoich potrzeb i możliwości. Przemyśl również, czy lokal biurowy będzie służył jedynie pracownikom, czy może będą w nim przyjmowani klienci. Będzie to miało spory wpływ na wybór lokalizacji oraz rodzaj poszukiwanego lokalu tzn. czy ma to być lokal z wejściem bezpośrednio z ulicy, czy może być położony na wyższych kondygnacjach. Istotne znaczenie będzie mieć również wielkość powierzchni biurowej, liczba pomieszczeń oraz miejsca parkingowe, zarówno dla pracowników, jak i dla klientów.
Poza kwestiami związanymi z cechami powierzchni biurowej musisz również określić budżet, jaki chcesz przeznaczyć na wynajem. Jego wysokość będzie determinowała nie tylko wielkość powierzchni biurowej, ale również jego lokalizację czy rodzaj budynku, w którym znajdują się powierzchnie biurowe. Musisz liczyć się z tym, że biura do wynajęcia w nowoczesnym biurowcu o wysokim standardzie w dobrej lokalizacji będą generować wysokie koszty, więc przemyśl, czy decyzja ma uzasadnienie biznesowe.
Pamiętaj jednak, że wybór budynku, w którym będzie znajdować się powierzchnia biurowa do wynajęcia, będzie miał wpływ na postrzeganie Twojej firmy. Prestiżowa lokalizacja wzbudza zaufanie klientów i pozytywnie wpływa na wizerunek marki. Inaczej będą oni postrzegać firmę, która ma biura w centrum Warszawy w budynku zapewniającym powierzchnię biurową w dobrym standardzie niż taką, która wynajmuje bardzo mały pokoik w oficynie kamienicy, której stan techniczny budzi wiele zastrzeżeń.
Wynajem biura – warunki najmu
Gdy znajdziesz odpowiedni lokal biurowy czas ustalić warunki najmu. Kluczowy będzie czynsz najmu, ale musisz pamiętać, że to nie jedyny koszt, który wiąże się z wynajmem biura. Oprócz tego jako najemca musisz ponosić koszty eksploatacyjne związane z utrzymaniem powierzchni wspólnych oraz koszty mediów wg zużycia. Opłaty eksploatacyjne są obliczane w oparciu o współczynnik powierzchni wspólnych, co oznacza, że opłacasz je proporcjonalnie do powierzchni, którą wynajmujesz.
Po ustaleniu warunków finansowych czas ustalić inne istotne kwestie dotyczące np. aranżacji biura. Być może odpowiada Ci standard, jaką ma wynajmowana powierzchnia biurowa i nie chcesz dokonywać żadnych zmian. Jeśli jednak chcesz dostosować wygląd biura do potrzeb swojej działalności, co będzie wiązało się np. z przemalowaniem ścian, przeróbką oświetlenia czy zmianą wykończenia podłogi, to zakres prac musisz ustalić z przedstawicielem wynajmującego. Możesz negocjować niższy czynsz podczas okresu przygotowania biura do działalności lub częściowe rozliczenie nakładów w czynszu. Możliwych rozwiązań jest wiele, ale jeśli to Twoje pierwsze biuro i do tej pory nie brałeś udział w ustaleniach tego rodzaju, to warto skorzystać ze wsparcia pośrednika w obrocie nieruchomościami lub prawnika.
Wynajem powierzchni biurowej – umowa najmu
Po ustaleniu kluczowych warunków najmu czas na podpisanie umowy na wynajem powierzchni biurowej. Umowa powinna zawierać nie tylko dane stron: wynajmującego i najemcy, ale również adres wynajmowanej nieruchomości, ustalone warunki czynszu oraz opłaty dodatkowe i okres umowy. Powierzchnie biurowe można wynająć zarówno na czas określony, jak i nieokreślony, z ustalonym okresem wypowiedzenia.
Poza powyższymi warunkami najmu, w umowie znajdują się również prawa i obowiązki każdej ze stron. Warto zadbać o to, by umowa była symetryczna, czyli nie faworyzowała żadnej ze stron i nie nakładała zbyt dużej liczby obowiązków na drugą. Do sprawdzenia umowy warto zatrudnić prawnika, który skontroluje, czy umowa jest bezpieczna i można ją podpisywać.
Pomocne materiały:
