Przygotowując się do rozmów z potencjalnymi najemcami właściciel mieszkania powinien być gotowy na bardzo dużo różnych pytań. Jednym z ważniejszych jest kwestia czynszu najmu i opłat eksploatacyjnych, których wysokość zależy od zużycia ich przez najemcę. Zobaczmy, w jaki sposób można rozliczać się z najemcami i który z tych sposobów rodzi najmniej problemów.
Opłaty eksploatacyjne – co to jest?
W ofertach najmu, które można spotkać na portalach ogłoszeniowych, zwykle podawana jest kwota czynszu najmu oraz dodatek w postaci opłat eksploatacyjnych. Czynsz najmu to opłata za wynajem mieszkania, natomiast opłaty eksploatacyjne to wszelkie koszty dodatkowe z tym związane, w tym czynsz administracyjny oraz opłaty za media takie jak: energia elektryczna, gaz, woda czy ogrzewanie. Niektórzy do opłat eksploatacyjnych zaliczają również opłaty za internet, telefon czy telewizję, ale opłaty te nie muszą być powiązane z nieruchomością. W związku z tym często lepszym rozwiązaniem jest bezpośrednie zawieranie umów z dostawcami tych mediów przez najemcę. Dzięki temu może on dopasować do swoich potrzeb rodzaj abonamentu i płaci dokładnie za te media, z których chce korzystać, a po zakończeniu najmu może przenieść swoją umowę do nowego miejsca zamieszkania.
Opłaty eksploatacyjne to opłaty niezależne od wynajmującego, do których zgodnie z przepisami ustawy o ochronie praw lokatorów zobowiązany jest najemca. Opłaty eksploatacyjne są zależne od zużycia mediów, dlatego ich wysokość nigdy nie jest dokładnie określona w umowie najmu. Zawsze jednak obciążają najemcę i w związku z tym w umowie najmu powinien być jasno określony sposób rozliczeń za media. Można to robić na kilka różnych sposobów, dlatego poniżej omówimy krótko zalety i wady każdego z nich.
Najemca samodzielnie opłaca wszystkie opłaty eksploatacyjne
Sytuacja, w której najemca samodzielnie opłaca wszystkie opłaty eksploatacyjne to rozwiązanie, które wydaje się być atrakcyjne dla właściciela nieruchomości, gdyż pozornie odciąża go od monitorowania sytuacji z płatnościami. W rzeczywistości jednak sprawa nie wygląda tak różowo, gdyż wynajmujący powinien sprawdzać czy najemca faktycznie regularnie opłaca rachunki za media. W razie braku uregulowania opłat, rośnie dług wobec dostawcy mediów, do którego uregulowania zobowiązana jest osoba, z którą dostawca podpisał umowę czyli najczęściej właściciel mieszkania. Oczywiście po uregulowaniu zaległości może on żądać od najemcy zapłaty za zużyte media, czego podstawą są rachunki dokumentujące zużycie, ale przy najemcy problematycznym może to być trudne.
W celu uniknięcia takiej sytuacji właściciel powinien regularnie sprawdzać czy rachunki zostały opłacone (np. poprzez dostęp online do swojego konta u dostawcy mediów), by nie dopuścić do powstania dużego zadłużenia. Może również zobowiązać najemcę do podpisania bezpośrednich umów z dostawcami mediów, co odbywa się na podstawie umowy najmu oraz protokołu zdawczo-odbiorczego. Dzięki temu wynajmujący przerzuca odpowiedzialność za powstałe w trakcie trwania umowy najmu długi na najemcę i w razie zaległości to on musi je spłacić, gdyż wynajmujący nie jest stroną umowy. W praktyce to drugie rozwiązanie jest rzadko stosowane i zdarza się raczej przy wieloletnich umowach najmu.
Wynajmujący opłaca rachunki i rozlicza się z najemcą
Innym sposobem regulowania opłat za media jest wykonywanie opłat przez wynajmującego, a następnie rozliczanie się z najemcą na podstawie przedłożonych mu rachunków. Metoda ta jest bezpieczniejsza dla wynajmującego, gdyż ma on pełną kontrolę nad stanem rozliczeń z dostawcami mediów. Wadą tego rozwiązanie jest jednak fakt, że rozliczenie z najemcą następuje z dołu czyli na podstawie zużycia. Oznacza to, że w razie opóźnień w przekazaniu środków przez najemcę na wykonanie opłat za media, wynajmujący, nie chcąc generować długów, musi zapłacić z własnej kieszeni, zamrażając sobie na pewien czas środki pieniężne. Czasem są to kwoty kilkuset złotych, a w okresie zimowym, jeśli w mieszkaniu czy domu zamontowane jest ogrzewanie gazowe czy elektryczne, nawet więcej.
Wynajmujący pobiera zaliczki na poczet opłat
Trzecim rozwiązaniem bardzo często wybieranym i stosowanym przy wielu umowach najmu, jest pobieranie miesięcznych zaliczek na poczet opłat eksploatacyjnych. Wysokość zaliczki określa się w umowie najmu, a jej wysokość może wynikać z doświadczenia właściciela mieszkania zebranego na podstawie poprzednich okresów najmu. Zaliczka taka jest płacona z góry, doliczona do czynszu najmu, a po pewnym czasie dokonuje się rozliczenia zaliczek z faktycznie poniesionymi kosztami zużycia mediów.
Rozwiązanie takie jest najbezpieczniejsze dla wynajmującego, gdyż to on opłaca media i ma pełną kontrolę nad stanem zobowiązań. Jednocześnie nie musi wykładać całości środków na pokrycie kosztów zużycia z własnej kieszeni. Taki sposób rozliczeń opłat eksploatacyjnych jest również wygodny dla najemcy, gdyż wykonuje on tylko jeden przelew miesięcznie, nie martwiąc się o konieczność oddzielnego regulowania opłat u każdego z dostawców mediów.
W określonych pomiędzy stronami okresach należy dokonać rozliczeń w oparciu o faktyczne zużycie mediów, rozpoczynając od stanów wpisanych w protokół zdawczo-odbiorczy. Częstotliwość takich rozliczeń zależy od ustaleń pomiędzy stronami, a zwykle robi się to w okresach półrocznych-rocznych. Wynajmujący dokonując rozliczenia kosztów zobowiązany jest przedłożyć wszystkie rachunki od dostawców mediów, spółdzielni czy wspólnoty, na bazie których zostało ono wykonane, a najemca na tej podstawie jest zobowiązany uregulować wszelkie należności za zużyte przez siebie media.
Po określeniu faktycznych kosztów z tytułu opłat eksploatacyjnych strony mogą rozważyć zmianę kwoty zaliczki, obniżając ją lub podwyższając, w zależności od tego, czy wystąpiła nadpłata czy też najemca był zobowiązany dopłacić różnicę.
Sposób rozliczeń opłat a rozliczenia podatkowe
Kwestia wyboru sposobu, w jaki będą rozliczane opłaty eksploatacyjne, rodzi jeszcze pytania o to, jaki mają one wpływ na rozliczenia podatkowe. Niezależnie od tego, czy wynajmujący rozlicza się z najemcą indywidualnie czy przerzuca on odpowiedzialność za regulowanie rachunków na najemcę, to nie wpływa to na wysokość przychodu z najmu. Zgodnie z przepisami przychodem jest tylko czynsz najmu, który podlega opodatkowaniu. Natomiast opłaty eksploatacyjne to koszty ponoszone przez najemcę i nawet jeśli wpłaca on wynajmującemu zaliczki na poczet tych opłat, to wynajmujący jest jedynie pośrednikiem pomiędzy dostawcą mediów, a najemcą, w związku z czym kwota tych opłat nie wlicza się do jego przychodu z najmu.
Pomocne materiały:
