Gdy mówimy o formalnościach związanych z wynajmem mieszkań, to wiele osób ma na myśli umowę najmu i zgłoszenie przychodów z najmu do urzędu skarbowego. Często zapominają oni jednak o innym ważnym dokumencie, którego podpisanie rozpoczyna i kończy najem. Mamy na myśli protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania, którego podpisanie wynika wprost z ustawy o ochronie lokatorów. Warto dowiedzieć się o nim nieco więcej, bo to dokument, który jest ważny dla każdej ze stron.
Protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania – jaki jest jego cel?
Protokół zdawczo odbiorczy to dokument, o którego rzetelne sporządzenie powinny zadbać obie strony umowy. Dobrze sporządzony protokół pozwala bowiem uniknąć niepotrzebnych sporów i nerwów, bo czarno na biało można udowodnić swoje racje. Tworzy się go w dwóch jednobrzmiących egzemplarzach, na których muszą podpisać się obie strony umowy najmu. Przy jego podpisywaniu, podobnie jak przy podpisywaniu umowy najmu, należy pamiętać, że to dokument, który podpisuje się na wypadek sporów i to właśnie wtedy niezwykle ważne jest jego zawartość.
Oprócz funkcji pozwalającej redukować spory pomiędzy stronami umowy, protokół zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, do którego wpisuje się stan liczników będący podstawą rozliczeń za zużycie mediów. Może służyć do rozliczeń z właścicielem, gdy najemca nie przepisuje liczników na siebie, ale gdy chce to zrobić, to dostawca mediów rozpoczyna naliczanie opłat za media od stanu licznika wskazanego w protokole.
Co powinien zawierać protokół zdawczo-odbiorczy?
Po pierwsze protokół zdawczo-odbiorczy powinien jasno precyzować strony umowy najmu oraz adres wynajmowane mieszkania. To podstawowe informacje pozwalające bez żadnych wątpliwości określić nieruchomość, której on dotyczy.
Zgodnie z tym, co napisaliśmy powyżej, protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania powinien być sporządzony dokładnie i bez pośpiechu. Należy dokładnie opisać stan mieszkania w dniu rozpoczęcia najmu oraz stan jego wyposażenia, spisując po kolei dokładnie wyposażenie każdego z pokoi. Warto poświęcić kilka minut dłużej na dokładne spisanie marki i modelu sprzętu AGD i RTV jeśli znajduje się on w mieszkaniu, bo pralka pralce nierówna, podobnie jak TV. Dzięki skrupulatności, która może wydawać się niektórym niepotrzebna, można zaoszczędzić wiele czasu i nerwów w razie późniejszych dyskusji z drugą stroną umowy, która upierałaby się, że właśnie taka pralka/TV czy inne wyposażenie znajdowało się w mieszkaniu na początku trwania najmu.
Warto również uzupełnić protokół przekazania mieszkania o dokumentację fotograficzną, która będzie dodatkowym potwierdzeniem danych zawartych w protokole. W dobie smartfonów jest to zadanie bardzo łatwe, a dzięki zdjęciom po zakończonym najmie łatwo będzie pokazać jak wyglądało mieszkanie w dniu jego rozpoczęcia.
Oprócz powyższych informacji protokół zdawczo-odbiorczy lokalu mieszkalnego powinien zawierać stan liczników mediów oraz informacje o przekazaniu kluczy do lokalu i pomieszczeń przynależnych.
Kiedy podpisywać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania?
Najlepszym momentem na podpisanie protokołu zdawczo-odbiorczego jest spotkanie w celu przekazania kluczy. Wówczas w nieruchomości spotykają się wynajmujący z najemcą i dochodzi do przekazania lokalu do używania najemcy. Warto przeznaczyć sobie na ten czas około godziny, by spokojnie, bez pośpiechu, uzupełnić protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania.
Drugim momentem, w którym sporządza się protokół zdawczo-odbiorczy to moment zakończenia najmu. Wówczas dochodzi do przekazania lokalu z powrotem właścicielowi i należy po raz drugi dokładnie spisać aktualny stan mieszkania i liczników. Tutaj również należy zadbać o rzetelność i skrupulatność oraz uzupełnić protokół o dokumentację fotograficzną.
Dzięki takiemu podejściu będzie można porównać oba protokoły i sprawdzić, czy mieszkanie uległo jedynie normalnemu zużyciu, czy też pojawiły się większe zniszczenia ścian, podłóg, okien lub wyposażenia. Dając możliwość takiego porównania, protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania staje się dla właściciela podstawą do obniżenia zwracanej kaucji o koszty naprawy zniszczeń powstałych w okresie najmu. Jeśli najemca nie zgadza się ze zdaniem właściciela, to protokół zdawczo-odbiorczy jest dla niego orężem, z którego może skorzystać w walce o swoje interesy.
Jak widać protokół zdawczo-odbiorczy mieszkania to dokument istotny dla obu stron. Nie należy zatem sporządzać go w pośpiechu i na kolanie. Kilkanaście-kilkadziesiąt minut poświęconych na jego podpisanie, pozwala zaoszczędzić nerwy oraz pieniądze, gdyby doszło do konfliktu z drugą stroną umowy najmu.
Pomocne materiały:
